La facturation électronique est un processus permettant de générer, transmettre, et recevoir des factures de manière totalement numérique, avec conformité aux normes légales et fiscales.
Se préparer à la facturation électronique implique plusieurs étapes clés pour les entreprises, surtout dans le contexte de la transition obligatoire prévue en France pour 2024-2026 (selon la taille de l’entreprise).
Quelques étapes clé pour bien s’y préparer :
Comprendre le cadre réglementaire
Obligation légale : En France, les entreprises devront émettre, transmettre et recevoir leurs factures sous format électronique selon les normes prévues par la réforme.
Calendrier de mise en œuvre :
le 1er septembre 2026, avec l’obligation pour toutes les entreprises de pouvoir réceptionner des factures dématérialisées et pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire l’obligation d’émettre des factures dématérialisées ;
le 1er septembre 2027, avec l’obligation pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises d’émettre des factures dématérialisées.
Formats acceptés : Factures électroniques conformes (UBL, CII, Factur-X).
Plateforme de référence : Les entreprises devront utiliser des plateformes de dématérialisation partenaires certifiées (PDP).
Analyser les processus internes
Audit des flux actuels : Évaluer les méthodes actuelles d'émission, de réception et de stockage des factures.
Identification des outils nécessaires : Vérifiez si vos logiciels actuels de gestion (ERP, comptabilité) sont compatibles avec la facturation électronique.
Formation du personnel : Sensibilisez vos équipes à la nouvelle réglementation et aux outils à utiliser.
Choisir une plateforme adaptée
Plateformes de dématérialisation partenaires certifiées (PDP) : Décidez quelle plateforme certifiée vous utiliserez.
Critères de sélection : Facilité d’intégration, conformité aux formats réglementés, services supplémentaires (archivage, reporting, etc.).
Interconnexion : Assurez-vous que votre solution peut transmettre les données à l’administration fiscale via le PDP.
Adapter vos outils
Mise à jour des logiciels : Vérifiez auprès de vos fournisseurs de logiciels que ceux-ci sont prêts pour la facturation électronique.
Compatibilité des formats : Apprenez à utiliser les formats normalisés (Factur-X est recommandé car il combine données structurées et lisibilité humaine).
Archivage électronique : Assurez-vous que vos factures électroniques sont conservées dans un système d’archivage à valeur probante.
Planifier la transition
Test des systèmes : Effectuez des tests avant la date limite pour vous assurer que votre système fonctionne correctement.
Phases pilotes : Implémentez la facturation électronique progressivement pour limiter les perturbations.
Assistance : Travaillez avec vos partenaires (experts-comptables, éditeurs logiciels) pour faciliter la transition.
Veiller à la conformité fiscale
Transmission des données : Assurez-vous que vos factures transmettent bien les informations demandées (montants, TVA, parties prenantes, etc.).
Reporting fiscal : Certaines données seront transmises automatiquement à l’administration fiscale (e-reporting).
Accompagner vos partenaires commerciaux
Sensibilisation : Informez vos clients et fournisseurs de votre transition vers la facturation électronique.
Alignement : Vérifiez que vos partenaires disposent des outils nécessaires pour échanger des factures électroniques.
Suivre les évolutions réglementaires
Restez informé des ajustements réglementaires ou des nouvelles directives liées à la facturation électronique.
Avantages à long terme :
Automatisation des processus.
Réduction des coûts de gestion.
Conformité fiscale renforcée.
Amélioration des délais de paiement.
Se préparer dès maintenant vous permettra d’anticiper les défis techniques et organisationnels tout en tirant parti des opportunités offertes par la dématérialisation des factures.
# Se préparer à la facturation électronique